El «Contralosaurio»: La Obsolescencia del Controlador que No Controla

El «Contralosaurio»: La obsolescencia del controlador que no controla.

En la era de la inteligencia artificial, la transformación digital y la automatización, muchas empresas medianas y PYMES siguen arrastrando prácticas obsoletas en sus áreas de control y análisis financiero. Un ejemplo claro es la figura del «Contralosaurio», un apodo que describe a ese tipo de controlador o área de controlling que, lejos de actuar como verdaderos garantes de la eficiencia operativa, se limitan a ser super usuarios de Excel, generando reportes post-mortem sin capacidad real de influir en las operaciones y corregir problemas a tiempo.

Este tipo de controlador, que solo observa los resultados después de que las operaciones ya se han cerrado, está más enfocado en la reportería retrospectiva que en el verdadero control proactivo y preventivo. Esto no solo es ineficiente, sino que además abre la puerta a toda clase de errores y problemas que quedan fuera de su radar.

Del Controlador al Reportero: Un Error Común

Muchas empresas han convertido al área de control en simples centros de generación de reportes. Estos departamentos, en lugar de controlar efectivamente la operación, recolectan, organizan y reportan datos después de que los hechos ya han ocurrido. En esencia, se han transformado en un área reactiva que solo ofrece información sobre lo que ya pasó, pero no tiene ningún impacto en el presente o futuro de la operación.

Los síntomas de esta disfunción son evidentes:

• Diferencias recurrentes de inventario: Aunque se generan reportes detallados de inventarios, las diferencias se descubren solo después de hacer los cierres, cuando es demasiado tarde para tomar medidas correctivas.
• Pagos erróneos: Errores en los pagos a proveedores o en las cuentas por cobrar se detectan solo después de que han afectado la liquidez de la empresa, generando problemas financieros que se podrían haber evitado con un control adecuado en tiempo real.
• Ineficiencias operativas: La falta de un control operativo proactivo resulta en pérdidas de tiempo, recursos y dinero, problemas que el área de control identifica cuando ya es tarde para solucionarlos.

La Era del ‘Contralosaurio’: Super Usuarios de Excel

Uno de los grandes problemas es que muchas empresas aún dependen de controladores que son poco más que super usuarios de Excel. Se pasan horas manipulando hojas de cálculo, cruzando datos, generando gráficos y reportes interminables, pero, en realidad, su impacto en la eficiencia y control de la empresa es mínimo. Este tipo de analista está atrapado en una rutina repetitiva y manual, que ha sido superada por la tecnología actual.

La inteligencia artificial (IA) y las herramientas de automatización de procesos han avanzado a un punto en el que muchas de las tareas que realizan estos «Contralosaurios» pueden ser ejecutadas de manera más eficiente y precisa por sistemas automatizados. Algunas de las limitaciones de estos controladores obsoletos son:

1. Generación de reportes post-mortem: Se limitan a revisar lo que ha sucedido, sin tener una influencia directa en la operación diaria ni ofrecer insights que permitan corregir el rumbo a tiempo.
2. Dependencia de herramientas manuales: El uso intensivo de hojas de cálculo como Excel es una señal de que el control financiero no ha evolucionado hacia plataformas modernas que permitan automatizar y analizar datos en tiempo real.
3. Falta de enfoque preventivo: No se utilizan técnicas de análisis predictivo o herramientas que permitan detectar y corregir problemas antes de que se conviertan en crisis.

¿Controlador o Reportero?: La Disyuntiva Empresarial

Aquí es donde las empresas deben enfrentarse a una pregunta crítica: ¿Necesitas un controlador real que tenga impacto en la operación, o solo un reporteador que compile información después de los cierres?

La diferencia entre ambos es abismal y tiene implicaciones profundas para el rendimiento y la sostenibilidad del negocio.

El Reportero (o Contralosaurio)

• Enfoque retrospectivo: Solo mira hacia atrás. Realiza análisis de lo que ya ha pasado y entrega información de poco valor para la toma de decisiones estratégicas o la corrección de errores en tiempo real.
• Trabajo manual y repetitivo: Gasta grandes cantidades de tiempo en la manipulación manual de datos, haciendo tareas que bien podrían ser automatizadas, lo que consume recursos valiosos.
• Limitada capacidad de influir en la operación: No tiene un papel activo en la optimización de procesos ni en la corrección de ineficiencias operativas. Su trabajo llega demasiado tarde para generar un cambio real en las operaciones.

El Controlador Real

• Enfoque proactivo: Mira hacia adelante y actúa en tiempo real. Un buen controlador no solo genera reportes, sino que también identifica riesgos operacionales, oportunidades de mejora y toma medidas correctivas antes de que los problemas escalen.
• Uso de herramientas avanzadas: Un controlador moderno utiliza sistemas de business intelligence (BI), inteligencia artificial y automatización para analizar datos en tiempo real, identificar patrones y hacer predicciones sobre posibles problemas futuros.
• Impacto directo en la operación: Este tipo de controlador está profundamente involucrado en la operación diaria de la empresa. Monitorea la eficiencia, identifica errores en tiempo real y asegura que los procesos se mantengan alineados con los objetivos estratégicos.

El Controlador Como Business Partner: Responsabilidad Conjunta

Para que un controlador tenga un verdadero impacto en la organización, debe transformarse en un business partner. Ya no se trata solo de emitir reportes post-mortem; un buen controlador debe estar inmerso en la operación y asumir una responsabilidad compartida junto con el área de operaciones para asegurar que se cumplan las metas de la empresa.

Este enfoque proactivo convierte al controlador en una pieza clave para el éxito del negocio. Algunas características del controlador business partner son:

• Responsabilidad operativa compartida: El controlador no puede estar al margen de la operación, esperando a que los problemas ocurran para reportarlos. Debe estar implicado en la toma de decisiones operativas, trabajando en estrecha colaboración con los líderes de otras áreas para garantizar que los procesos estén alineados con las metas estratégicas.
• Control preventivo, no reactivo: El controlador debe utilizar herramientas avanzadas para identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en crisis. Su enfoque debe ser preventivo y proactivo, anticipándose a las ineficiencias y riesgos.
• Influencia en la ejecución de la estrategia: Como business partner, el controlador debe ser parte del equipo que ejecuta la estrategia. No se limita a reportar lo que ya pasó, sino que influye activamente en la operación diaria, asegurándose de que los recursos estén siendo utilizados de manera eficiente y que las metas financieras se logren.

Este nuevo rol de controller como business partner asegura que no solo se observe lo que ya ocurrió, sino que se trabaje de manera conjunta para controlar en tiempo real y lograr resultados que impacten directamente en el crecimiento y sostenibilidad del negocio.

Las Consecuencias de No Evolucionar

Aquellas empresas que siguen apoyándose en controladores que no controlan corren el riesgo de quedarse atrás. Aquí algunos de los problemas que pueden surgir de mantener un «Contralosaurio» en su equipo:

1. Pérdida de competitividad: Mientras tu empresa se enfoca en reportes tardíos y soluciones reactivas, tus competidores, que han adoptado tecnologías de automatización y control proactivo, ganan terreno al mejorar sus operaciones y reducir costos.
2. Falta de eficiencia: Los errores repetitivos en inventarios, pagos, costos y gestión de recursos son señales claras de que la falta de control efectivo está afectando negativamente el rendimiento de la empresa.
3. Decisiones basadas en datos desactualizados: Cuando el análisis de control es retrospectivo, las decisiones empresariales se toman con datos que ya no son relevantes. Esto puede generar una toma de decisiones deficiente y perjudicial para el negocio.
4. Costos ocultos: El costo de mantener un controlador que solo reporta puede ser elevado. Además de su salario, el tiempo perdido en tareas manuales y la falta de optimización en la operación generan pérdidas adicionales que no siempre se ven reflejadas de inmediato.

El Futuro del Control: Transformación y Automatización

La solución es clara: las empresas que desean prosperar en el entorno actual necesitan evolucionar hacia un modelo de control basado en tecnología, proactividad y eficiencia operativa. Algunas recomendaciones para hacer la transición incluyen:

• Adoptar tecnologías de automatización: Herramientas de ERP (Enterprise Resource Planning), BI (Business Intelligence) y RPA (Robotic Process Automation) permiten automatizar tareas repetitivas y generar reportes en tiempo real, liberando tiempo valioso para que el equipo de control se concentre en el análisis estratégico.
• Invertir en analítica predictiva: Utilizar herramientas que permitan predecir riesgos, detectar ineficiencias y monitorear el rendimiento en tiempo real para hacer correcciones antes de que los problemas afecten la operación.
• Capacitar al equipo de control: Los controladores del futuro necesitan estar capacitados no solo en herramientas tecnológicas, sino también en habilidades de análisis estratégico y operativo. El control no es solo sobre números, sino sobre cómo esos números impactan en la eficiencia del negocio.

Conclusión

El «Contralosaurio», o controlador que solo genera reportes post-mortem, es una figura obsoleta en la era de la automatización y la inteligencia artificial. Las empresas que sigan aferradas a este modelo no solo corren el riesgo de perder competitividad, sino también de enfrentar ineficiencias operativas, errores financieros y falta de control real sobre sus operaciones.

La pregunta que deben hacerse los líderes empresariales es clara: ¿Quieres un verdadero controlador que impulse la eficiencia y el crecimiento de tu empresa, o prefieres un simple reportero que solo te diga lo que ya sucedió? La respuesta a esta pregunta determinará el éxito de la operación en el futuro.